Bạn có biết, trong cuộc sống lẫn công việc, kỹ năng đặt câu hỏi giữ một vai trò quan trọng. Tư duy trong quá trình đặt câu hỏi giải quyết các vấn đề gặp phải một cách nhanh chóng và rõ ràng. Cùng WorkSmart tìm hiểu chi tiết về kỹ năng này trong bài viết sau nhé!
Tại sao phải đặt câu hỏi?
Tại sao trong cuộc sống, công việc lại cần đặt câu hỏi? Dưới đây sẽ đưa ra những tình huống giúp bạn hiểu hơn về tầm quan trọng của việc này:
Đặt câu hỏi để có được thông tin: giúp người hỏi thỏa mãn được mục đích khi đặt ra câu hỏi đó.
Đặt câu hỏi giúp cuộc trò chuyện được kiểm soát: qua quá trình này bạn có khả năng nắm bắt được nhiều thông tin quan trọng nhờ vào việc biết cách tư duy đặt câu hỏi, kiểm soát tốt được cuộc hội thoại
Thể hiện được sự quan tâm đến người xung quanh: đặt câu hỏi giúp bạn xây dựng các mối quan hệ xã hội, hiểu hơn về người trả lời, thể hiện sự đồng cảm và thấu hiểu hơn khi người trả lời đưa ra các vấn đề hoặc quan điểm cá nhân.
Đặt câu hỏi để làm rõ quan điểm: các câu hỏi được đặt ra trong quá trình giao tiếp giúp làm rõ được vấn đề, giao tiếp được hiệu quả hơn khi cả 2 đều hiểu ý mà đối phương đang nói.
Nếu bạn đang là nhân viên kinh doanh, nhân viên sales hoặc marketing đang tìm hiểu nhu cầu khách hàng. Thì việc đặt câu hỏi góp phần giúp hiểu hơn về tính cách, mong muốn thật sự bên trong của người được hỏi.
Trong các buổi brainstorm thì việc đặt câu hỏi sẽ khuyến khích mở rộng ý tưởng, khuyến khích các thành viên trong nhóm suy nghĩ thêm. Giúp vấn đề đang đặt ra được khai thác sâu hơn.
Kỹ năng đặt câu hỏi
Để việc đặt câu hỏi mang lại hiệu quả, bạn cần tự hỏi mình một số câu như sau:
Nên đặt loại câu hỏi nào
Câu hỏi có thực sự phù hợp với người hoặc nhóm nhận được câu hỏi hay không
Kiểm tra xem đó có phải là thời gian thích hợp để đặt câu hỏi không?
Làm cách nào để kiểm soát được câu trả lời
Tuy nhiên, trong một số trường hợp trang trọng, thì việc đặt câu hỏi cần chú ý đến một số điểm như sau:
Trong một số tình huống, ví dụ bạn cùng nhóm thực hiện dự án nghiên cứu hoặc bạn làm việc trong ngành nghề cần thu thập thông tin của nhiều nhóm người khác nhau thì cần đặt một lượng lớn các câu hỏi.
Trong những trường hợp kể trên, bạn cần thông báo cho người trả lời về một số thông tin cơ bản và lý do tại sao họ phải trả lời những câu hỏi đó. Bằng cách này, người trả lời sẽ trở nên cởi mở hơn với các câu hỏi và thoải mái hơn trong quá trình trả lời.
Kỹ thuật im lặng giữa các câu hỏi
Cũng như sự tương tác giữa các cá nhân, việc tạm dừng trong các bài phát biểu giúp nhấn mạnh hơn các ý và cho hai bên một vài phút để suy nghĩ về bước tiếp theo cần thực hiện. Việc bạn dừng lại khoảng 3 - 4 giây trước mỗi câu hỏi có thể giúp nhấn mạnh được tầm quan trọng của những gì đang được hỏi.
Hoặc mẹo trong kỹ năng đặt câu hỏi, sau một câu trả lời, bạn đừng tiếp tục đặt câu hỏi khác. Việc làm này có thể khuyến khích người được hỏi tiếp tục nói lên ý kiến, suy nghĩ của họ.
Xem thêm >> Kỹ năng lắng nghe là gì? Cách cải thiện hiệu quả
Khuyến khích mọi người trả lời câu hỏi
Trong quá trình brainstorm bạn có thể đặt các câu hỏi cho từng thành viên trong nhóm. Đặc biệt, nếu bạn là leader trong những buổi brainstorm như vậy, đừng chỉ chăm chăm đặt câu hỏi cho những thành viên tích cực. Mà hãy quan tâm đến những thành viên hướng nội. Đôi khi họ sẽ có những ý tưởng tuyệt vời nhưng không tiện thể hiện ra bên ngoài.
Bạn cũng cần điều hoà không khí của buổi brainstorm. Rất dễ xảy ra căng thẳng, làm cho không khí không còn được thoải mái. Hơn nữa, đừng quá bắt buộc những thành viên trả lời câu hỏi của bạn nếu họ không thích. Vì những câu trả lời đó, có thể mang tính chất đối phó.
Nếu bạn có đủ sự tinh tế lẫn khéo léo trong quá trình đặt câu hỏi. Sẽ giúp bạn đạt được hiệu quả trong quá trình xây dựng các mối quan hệ xã hội, tiến triển công việc một cách hiệu quả. Hy vọng, một số kỹ năng đặt câu hỏi mà WorkSmart gợi ý phía trên hữu ích với bạn. Tại Kỹ năng mềm chúng tôi vẫn còn rất nhiều thông tin bổ ích khác dành cho bạn.