Năm 1906, nhà kinh tế học người Ý Vilfredo Pareto trong một lần đi dạo quanh vườn đã phát hiện ra rằng, 20% số cây đậu ông trồng cho ra 80% lượng quả đậu mỗi năm. Điều này khiến ông nghĩ đến đầu ra kinh tế ở quy mô lớn hơn. Cuối cùng ông nhận ra trong nhiều ngành công nghiệp, xã hội và doanh nghiệp, 80% sản lượng thường đến từ 20% phần năng suất cao nhất.
Điều này về sau trở thành Định luật Pareto, hay còn gọi là nguyên lý 80/20. Theo đó, 80% đầu ra hoặc kết quả sẽ đến từ 20% đầu vào hoặc hành động.
Định luật này đã được áp dụng phổ biến trong quản lý kinh doanh. Các doanh nghiệp thường nhận thấy, khoảng 20% số khách hàng của họ mang lại 80% doanh thu. Khoảng 20% số nhân viên bán hàng chốt được 80% doanh thu. Khoảng 20% số tiền bạn bỏ ra dẫn đến 80% chi phí của họ. Tương tự, Microsoft và nhiều công ty công nghệ khác phát hiện ra 20% số lỗi (bug) mà họ tìm thấy gây ra 80% số vấn đề mà người dùng gặp phải.
Về khía cạnh quản lý thời gian, các doanh nghiệp nhận thấy 20% thời gian của họ tạo ra 80% năng suất, và 20% số nhân viên của họ tạo ra 80% tổng giá trị.
Theo thời gian, nguyên lý 80/20 trở thành công cụ quản lý thời gian được sử dụng phổ biến để tăng hiệu quả trong nhiều doanh nghiệp và ngành nghề. Đến nay nó vẫn được giảng dạy rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khác ngoài kinh doanh.
Người ta cho rằng trong hoàn cảnh dịch bệnh, khoảng 20% cá thể nhiễm bệnh là nguyên nhân dẫn đến “siêu lây nhiễm,” lan truyền tới 80% dịch bệnh trên toàn cầu. Điều này đúng với cả SARS, COVID-19 và các bệnh lây truyền qua đường tình dục.
Và còn nhiều ví dụ khác nữa. Và tất nhiên, không ai thực sự lấy thước đo chính xác 80% và 20% cho những điều này, mà thường lấy theo tỷ lệ xấp xỉ 4/1. Nó có thể du di thành 76/24 hay 83/17, song điều đó không quan trọng. Vấn đề chính ở đây là bạn đang đạt đầu ra lớn từ một đầu vào nhỏ. Hoặc ở khía cạnh tệ hơn, có những thứ khiến bạn phải trả giá cao hơn giá trị thật của chúng.
Áp dụng nguyên lý 80/20
Dù định luật Pareto được áp dụng rộng rãi trong kinh doanh, rất ít người nghĩ đến việc áp dụng nó vào cuộc sống hàng ngày, cũng như các kết quả nó có thể mang lại. Ví dụ:
20% số tài sản mà bạn thấy giá trị nhất là gì?
Bạn dành 20% thời gian làm gì để mang lại 80% hạnh phúc cho chính mình?
Ai nằm trong số 20% những người gần gũi và khiến bạn hạnh phúc nhất?
Đâu là 20% những bộ quần áo mà bạn mặc trong 80% thời gian?
Đâu là 20% số thức ăn bạn ăn trong 80% thời gian?
Nhiều khả năng đây là những câu hỏi dễ trả lời, chỉ là bạn chưa từng nghĩ đến chúng trước đây.
Và khi đã trả lời được chúng, bạn có thể dễ dàng tập trung vào việc tăng hiệu quả cuộc sống của mình. Chẳng hạn, dành ít thời gian hơn với 80% số người bạn xã giao cùng nhưng chỉ mang lại 20% niềm vui cho bạn. Bán hoặc bỏ bớt 80% số đồ đạc hay quần áo bạn chỉ dùng trong 20% thời gian.
Tương tự, việc xác định 20% số thực phẩm bạn ăn trong 80% thời gian sẽ cho thấy bạn có đang ăn uống lành mạnh hay không. Cần gì phải theo một chế độ ăn kiêng khi bạn chỉ cần điều chỉnh cho 20% số thực phẩm bạn ăn trong 80% thời gian là lành mạnh.
Nhiều khả năng là 80% những gì bạn sở hữu chỉ mang lại một phần nhỏ niềm vui hoặc hạnh phúc. Một cách đơn giản và rõ ràng để bắt đầu áp dụng nguyên lý 80/20 là tối giản hóa cuộc sống của bạn.
Một khía cạnh khác nữa là cách chúng ta sử dụng thời gian. Loại bỏ những yếu tố gây xao nhãng và thiết lập khung giờ bạn làm việc hiệu quả nhất (bất kể ban ngày hay buổi tối) để thành công. Đây là cách bạn hoàn thành 80% lượng công việc chỉ trong 20% thời gian của một ngày.
Khi áp dụng nguyên lý 80/20 lần đầu, tôi đã lập tức nhận ra vài điều:
Một vài thú vui của tôi (xem truyền hình và chơi điện tử) chiếm 80% thời gian của tôi, nhưng chỉ mang lại 20% niềm vui trọn vẹn.
Tôi không thích một vài người bạn mà tôi dành 80% thời gian cùng. Vì vậy mà tôi không vui vẻ trong cuộc sống xã giao của mình.
80% những gì tôi mua không thực sự có ích hay lành mạnh cho lối sống của tôi.
Việc nhận ra những điều này đã truyền cảm hứng cho một số thay đổi lớn trong lựa chọn và lối sống của tôi. Tôi hạn chế chơi điện tử và xem truyền hình hơn. Tôi cố gắng xác định những người bạn khác phù hợp hơn để dành nhiều thời gian cùng họ. Tôi chú ý hơn đến những gì tôi mua bằng tiền của mình.
Nguyên lý 80/20 và bạn
Dựa trên nguyên lý 80/20, bạn có thể thực hiện những thay đổi nào cho cuộc sống của mình?
Trong công việc, bạn dành 80% thời gian để làm những việc gì chỉ mang lại 20% lợi nhuận (chẳng hạn kiểm tra email liên tục, viết biên bản họp hay mất nhiều thời gian để đưa ra các quyết định không quá quan trọng)? Ngược lại, đâu là 20% công việc mang lại cho bạn 80% sự tín nhiệm và công nhận từ sếp và đồng nghiệp?
Trong đời sống tình cảm và các mối quan hệ, đâu là 20% hành vi dẫn đến 80% rắc rối trong các mối quan hệ của bạn? Đâu là 20% các cuộc trò chuyện mang lại 80% sự thân mật cho bạn và bạn đời?
Đây là những câu hỏi quan trọng mà đa số chúng ta thậm chí chưa từng nghĩ đến.
Chúng ta không nhận ra rằng, trong mọi khía cạnh của cuộc sống và mọi việc chúng ta làm đều có mức độ hiệu quả nhất định. Không chỉ vậy, ta còn có thể kiểm soát và ảnh hưởng đến mức độ hiệu quả đó. Nó là điều ta có thể chịu trách nhiệm và cải thiện.
Đương nhiên 80/20 không phải là quy tắc cứng nhắc mà lúc nào bạn cũng phải áp dụng. Không phải điều gì cũng phù hợp với sự phân loại gọn gàng và đẹp đẽ nó mang lại. Nhưng hãy coi nó như một lăng kính để nhìn thấu mọi khía cạnh trong cuộc sống của bạn. Thử ngồi xuống và suy nghĩ về nó, thậm chí viết nó ra nếu bạn muốn. Bạn sẽ ngạc nhiên với những gì mình hiểu ra.
Dịch từ: "How to 80/20 your life"- Mark Manson.
>>Xem thêm: Đâu là giá trị thực sự của tiền?
Đừng quên theo dõi Work Smart để nhận thêm nhiều thông tin bổ ích bạn nhé!