Đã bao giờ bạn cảm thấy tất cả công việc bị dồn ứ vào một ngày khiến bạn loay hoay không biết nên phải giải quyết từ đâu không? Khi tình trạng quá tải này diễn ra thường xuyên, bạn sẽ bắt đầu rơi vào trạng thái kiệt quệ về thể chất và tinh thần do căng thẳng quá độ trong một thời gian dài. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể khắc phục được tình trạng này bằng cách vận dụng hiệu quả kỹ năng sắp xếp công việc. Đây chính là giải pháp hữu hiệu nhất, giải thoát bạn khỏi mọi vấn đề tiêu cực mà tình trạng quá tải để lại.
Tình trạng quá tải xuất phát từ nhiều khía cạnh trong cuộc sống; bao gồm học tập, việc công ty, hay ngay trong chính ngôi nhà của bạn cũng có thể gây ra những tác động tiêu cực đến thể chất và tinh thần. Về lâu dài, điều này chính là nguyên nhân làm giảm năng suất, mất hứng thú khi làm việc và khiến tinh thần bị suy sút một cách nghiêm trọng.
Do để lại vô số hệ lụy, điều quan trọng nhất là phải tìm ra giải pháp nhằm giải quyết chúng ngay lập tức. Một trong số các giải pháp cho vấn đề này, không thể không nhắc đến kỹ năng sắp xếp công việc. Đây chính là biện pháp tối ưu nhất để đưa bạn thoát ra khỏi “mớ hỗn độn” mà tình trạng quá tải mang lại.
Một người có kỹ năng sắp xếp công việc hiệu quả là người có thể xác định được chính xác công việc mà mình cần phải hoàn thành, sau đó phân chia thời gian hợp lý để thực hiện các đầu việc theo thứ tự ưu tiên của công việc dựa trên mức độ quan trọng/ cấp thiết, hoặc tính chất công việc khó/ dễ v.v.
Sắp xếp công việc tốt sẽ giúp bạn thoát khỏi trạng thái căng thẳng, mơ hồ, từ đó tháo gỡ dần mọi nút thắt tưởng chừng khó nhằn. Hơn nữa, đây là một kỹ năng cực kỳ quan trọng mà bất kỳ nhà tuyển dụng nào cũng muốn thấy từ ứng viên của mình. Dưới đây là một số yếu tố tác động trực tiếp đến kỹ năng sắp xếp công việc, nếu vận dụng tốt những yếu tố này, chắc chắn bạn sẽ giải quyết mọi công việc một cách hiệu quả hơn.
1. Ghi chú và lên kế hoạch chi tiết các công việc cần làm
Nguyên nhân chính dẫn đến trạng thái loay hoay, lo lắng không biết nên bắt đầu từ đâu là bởi vì bạn không có khả năng ghi nhớ tất cả công việc trong cùng một thời điểm. Bởi thế, khi quên một công việc nào đó có thể sẽ gây ảnh hưởng rất nhiều tới những công việc sau và lúc này bạn sẽ dễ bị mắc kẹt trong mớ hỗn độn công việc.
Chắc chắn rằng não bạn sẽ không thể nào ghi nhớ hết mọi công việc cần thực hiện. Thế nên, bạn hãy ghi chú lại ngay các công việc vừa được phân công, hay việc cần phải thực hiện trong ngày/ tuần/ tháng/ năm. Sau đó sắp xếp các đầu mục công việc trên vào quỹ thời gian 24h, đương nhiên bạn nên quan tâm đến tầm quan trọng của công việc và sắp chúng theo thứ tự hợp lý với bản thân.
Bạn cần chuẩn bị một quyển sổ ghi chép, hoặc đơn giản hóa bằng cách tải về điện thoại, máy tính một ứng dụng ghi chú. Các ứng dụng này sẽ làm giảm hao phí thời gian, cũng như tiện cho bạn ghi chú lại công việc mọi lúc, mọi nơi. Ngoài ra, tính năng nhắc hẹn trong các ứng dụng sẽ giúp bạn thực hiện công việc một cách kịp thời và hiệu quả nhất.
Khi bắt đầu lên kế hoạch cho các đầu mục công việc, bạn cũng cần quan tâm đến thời gian dự phòng, hay nói cách khác là khoảng thời gian bỏ trống dành cho những vấn đề phát sinh. Bởi lẽ công việc của bạn không phải lúc nào cũng được thực hiện một cách suôn sẻ, do đó, hãy thiết lập một khoảng thời gian dự phòng để có thể xử lý những vấn đề xảy ra ngoài ý muốn, mà không làm ảnh hưởng đến thời gian thực hiện các công việc phía sau.
2. Đặt bảng kế hoạch tại vị trí dễ quan sát
Nếu bạn lựa chọn cách ghi chú và sắp xếp công việc trên sổ tay, bạn nên đặt chúng tại vị trí dễ quan sát, cụ thể là bảng kế hoạch công việc này luôn nằm trong tầm mắt của bạn. Bạn có thể viết lại ra giấy, sau đó dán lên tường nhà, hoặc ghim trên khung và trang trí thêm xung quanh nhằm tăng khả năng kích thích thị giác.
Nếu bạn sử dụng máy tính cho việc lên kế hoạch, phân bổ công việc trong ngày, bạn nên sao chép lại bảng kế hoạch công việc của mình vào một ứng dụng ghi chú trên điện thoại. Bởi vì điện thoại chính là vật bất ly thân của mỗi chúng ta, do đó công cụ này sẽ giúp bạn không bỏ sót bất kỳ công việc nào.
3. Tập trung cao độ khi thực hiện công việc
Vấn đề cơ bản mà nhiều người gặp phải nhất hiện nay đó là thiếu khả năng tập trung cho công việc. Một người không có kỹ năng sắp xếp công việc thường rất dễ bị phân tâm và chi phối bởi các thiết bị điện tử. Họ thường than phiền rằng bản thân không có thời gian làm việc, nhưng vẫn thường xuyên lướt facebook, instagram, tiktok v,v. Khi đã lên được một bảng kế hoạch chi tiết thì bạn cần tập trung cao độ để hoàn thành công việc đó một cách nhanh nhất đúng theo kế hoạch đã định sẵn.
4. Luôn cho phép bản thân nghỉ ngơi khi cần
Đương nhiên, bạn sẽ không thể hoàn thành bất kỳ công việc nào nếu như cơ thể lúc nào cũng mệt mỏi, tinh thần mất tập trung. Khi bạn bắt ép cơ thể làm việc quá sức, điều này không chỉ khiến bạn trở nên kiệt quệ mà năng suất làm việc cũng sẽ giảm dần theo thời gian. Chính vì thế, nghỉ ngơi cũng được cho là yếu tố tác động vô cùng quan trọng tới kỹ năng sắp xếp công việc.
Để giải quyết công việc hiệu quả, bạn nên dành thời gian nghỉ ngơi để cơ thể phục hồi. Tùy vào khối lượng công việc mà bạn có thể phân nhỏ thời gian nghỉ từ 5-20 phút sau khi thực hiện xong một hạng mục công việc. Đây là khoảng thời gian quý giá để não bộ và cơ thể bạn được nghỉ ngơi, từ đó tạo ra trạng thái tốt nhất khi thực hiện các hạng mục công việc tiếp theo. Ngoài ra, việc kết hợp các bài tập căng cơ, vận động thể thao mỗi ngày sẽ giúp bạn giải tỏa căng thẳng và nâng cao năng suất làm việc.
5. Kiểm tra tiến độ hoàn thành công việc
Kiểm tra tiến độ công việc sẽ không mất quá nhiều thời gian, do đó bạn có thể thực hiện điều này ngay sau khi đã hoàn thành một hạng mục công việc. Mỗi khi thực hiện xong bạn nên đánh dấu lại là đã hoàn thành công việc để tránh bị nhầm lẫn với những công việc còn lại. Thường xuyên kiểm tra công việc có được thực hiện đúng theo tiến độ đã đề ra hay không, sẽ giúp bạn có những điều chỉnh kịp thời và hạn chế tối đa ảnh hưởng tới những công việc phía sau.
Hy vọng bài viết đã đem đến cho bạn những thông tin hữu ích về kỹ năng sắp xếp công việc, giúp bạn phần nào gỡ rối tâm trí trong những ngày công việc chồng chất. Đừng quên đồng hành cùng WorkSmart trong những bài viết tiếp theo. Thân ái!
Người viết: Phùng Hữu Hiệu