Bước qua thời sinh viên là giai đoạn chúng ta ngã vào công việc. Các kỹ năng quản lý, sắp xếp công việc hiệu quả là thứ các bạn còn thiếu. Công việc dày đặc khiến bạn không biết nên bắt đầu từ đâu, làm việc cả ngày nhưng vẫn không hết việc. Nếu vậy bạn hãy đọc bài viết dưới đây của WorkSmart để nâng cấp bản thân với kỹ năng sắp xếp công việc siêu hay ho nhé!
1. Kỹ năng sắp xếp công việc nghĩa là gì?
Kỹ năng sắp xếp công việc là gì? Ngắn gọn mà nói thì kỹ năng sắp xếp công việc là quá trình phân chia và sắp xếp các đầu việc cần hoàn thành theo thứ tự ưu tiên sao cho hợp lý. Với người đi làm thì đây là một trong những yếu tố quan trọng thể hiện năng lực của mỗi cá nhân.
2. Lợi ích khi sở hữu kỹ năng sắp xếp công việc khoa học
Bằng các công thức đặc biệt hoặc tư duy tốt, bạn có thể sắp xếp và tối ưu quá trình làm việc giúp cho công việc trở lên hiệu quả hơn. Dưới đây sẽ là một số lợi ích bạn có thể thấy ngay sau quá trình học cách sắp xếp công việc hiệu quả:
Tránh bối rối và chán nản trước núi công việc
Một khối lượng công việc lớn sẽ khiến bạn thấy ngợp và không biết bắt đầu từ đâu. Đây là điều mà rất nhiều bạn trẻ gặp phải khi mới đi làm. Tình trạng này sẽ trở thành áp lực công việc vô hình, từ đó khiến bạn trở lên chán nản dẫn tới stress.
Khả năng tập trung được nâng cao
Khi bạn sắp xếp được công việc, bạn sẽ nắm bắt được cụ thể khối lượng công việc cần hoàn thành. Từ đó, bạn có thể tập trung để hoàn thành từng đầu việc một và không bị phân tâm.
Nâng cao năng suất làm việc
Khi có kỹ năng sắp xếp công việc, bạn sẽ biết phải triển khai như nào và phân ra được mức độ quan trọng, ưu tiên của từng công việc. Từ đó, bạn sẽ đi đúng hướng, tránh làm các công việc không liên quan đến mục tiêu cuối cùng. Những công việc chính được hoàn thành một cách bài bản và không bị nhỡ việc.
Dễ dàng đối phó với các vấn đề phát sinh
Nếu sắp xếp công việc tốt, bạn sẽ biết cụ thể các công việc yêu cầu những gì và cần sự cộng tác với các bộ phận nào. Từ đó, bạn sẽ có kế hoạch cụ thể cho công việc, hạn chế các vấn đề phát sinh hoặc nhanh chóng xử lý vấn đề và không còn bị chậm việc nữa.
Có thời gian nghỉ ngơi, chăm sóc bản thân
Một ngày đi làm 8 tiếng, sẽ là thiếu hụt nếu bạn không có cho mình một lộ trình làm việc rõ ràng. Mang việc về nhà là điều không ai mong muốn.
Hãy sắp xếp công việc hiệu quả để có thêm thời gian nghỉ ngơi và chăm sóc bản thân!
Được đánh giá cao trong công việc
Trên góc độ của nhà quản lý thì một nhân viên ưu tú là một nhân viên có thể hoàn thành tốt công việc của mình trong giờ làm việc. Không công ty nào khuyến khích nhân sự của mình tăng ca hết.
Hoàn thiện được công việc đúng thời hạn và chỉn chu sẽ giúp bạn có được đánh giá cao từ người quản lý.
3. Cách sắp xếp công việc hiệu quả tăng năng suất
Để sắp xếp công việc hiệu quả và năng suất, bạn cần cho mình một quy trình để làm việc rõ ràng cùng một thói quen nhất định.
Liệt kê công việc cần thực hiện
Đầu tiên, bạn hãy lấy giấy bút và liệt kê các đầu việc bạn cần thực hiện và các công việc liên quan bạn cần hỗ trợ. Việc làm này sẽ giúp bạn không bỏ sót các công việc nhỏ nhặt và những công việc không trực tiếp liên quan.
Sắp xếp, phân loại mức độ ưu tiên cho từng công việc
Phân loại công việc là quá trình vô cùng quan trọng. Bạn cần đưa các công việc cần hoàn thiện gấp vào mục ưu tiên. Các công việc cần teamwork và làm việc cùng lãnh đạo vào những mục lưu ý. Sau đó, bạn lên lịch để làm việc cho phù hợp.
Để giấy ghi chú ở nơi dễ nhìn
Trong quá trình làm việc thì giấy note và bút là những công cụ không thể thiếu. Hãy tập cho mình thói quen sử dụng giấy note để đánh dấu lại công việc và để chúng ở nơi dễ nhìn nhé!
Tập trung cao độ, không lãng phí thời gian
Sau khi đã sắp xếp xong công việc, thì bạn đã biết những gì bản thân cần thực hiện. Lúc này, bạn hãy tập trung cao độ để xử lý những việc quan trọng trước, ưu tiên hoàn thiện trong ngày. Sau đó, bạn hãy liên hệ các bộ phận liên quan để bắt kịp tiến độ. Chủ động trong công việc là điều cần thiết lúc này.
Nghỉ ngơi xen kẽ, hợp lý
Bạn đừng quên pha cho mình một ly cà phê và nghỉ ngơi để cho não bộ được thư giãn. Đầu óc tỉnh táo sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn và không gặp sai sót.
Thường xuyên kiểm tra tiến độ công việc
Với những đầu việc cần sự hỗ trợ của các bộ phận khác, bạn nên thường xuyên trao đổi và kiểm tra tiến độ. Môi trường công sở không đơn giản là bạn làm tốt công việc của mình. Nếu có thể, hãy giúp đỡ đồng nghiệp để cùng nhau về đích!
Tạo khoảng thời gian dự trù
Đây là điều mà không nhiều người để ý tới. Tuy nhiên, tạo một khoảng thời gian để dự trù cho công việc là điều vô cùng quan trọng.
Những sai sót là điều khó tránh và bạn cần cho mình một khoảng thời gian để chỉnh sửa. Đừng đợi nước tới chân mới nhảy nhé.
Chú ý giữ sức khỏe, chăm sóc bản thân
Sức khỏe là điều quan trọng nhất. “Có sức khỏe là có tất cả” đây là câu nói có giá trị tuyệt đối trong mọi giai đoạn của cuộc đời. Hãy chăm sóc bản thân thật tốt, tránh việc kiếm thật nhiều tiền để nuôi bệnh viện.
4. Những ứng dụng hỗ trợ nâng cao kỹ năng sắp xếp công việc
Thường thì các công ty luôn có cho mình một phần mềm để quản lý công việc riêng. Tuy nhiên không phải công ty nào cũng có và không phải phần mềm nào cũng dễ dàng giúp bạn quản lý công việc của mình.
Dưới đây là top những ứng dụng quản lý và sắp xếp công việc khoa học bạn không thể bỏ qua:
Trello
Trello là một phần mềm làm việc trên máy tính và có cả app để bạn sử dụng trên điện thoại. Bạn có thể khởi tạo nhiều Board để lên kế hoạch kiểm soát tiến độ công việc cùng lúc. Ứng dụng Trello có các tính năng thông báo, đặt lịch, gắn thẻ và chia sẻ giúp bạn nắm bắt và chia sẻ thông tin cho đồng nghiệp một cách nhanh chóng.
Notion
Đây là một ứng dụng ghi chép và quản lý công việc thông minh đang được rất nhiều bạn trẻ yêu thích và sử dụng. Không chỉ tối ưu trong quản lý công việc, Notion còn có nhiều giao diện làm việc vô cùng bắt mắt giúp bạn nâng cao cảm hứng làm việc. Từ đó, nó giúp bạn đẩy cao năng suất cũng như hiệu quả công việc.
Google Calendar
Là ứng dụng phát triển bởi Google, Google calendar thể hiện được những tính năng vô cùng vượt trội. Công cụ kết nối trực tiếp cùng gmail và drive. Đây là ứng dụng quản lý công việc theo lịch tốt nhất hiện tại trên thị trường. Với các bảng biểu cùng tính năng đặt lịch tiện ích và giao diện thân thiện với người dùng, đây chắc chắn là ứng dụng bạn không nên bỏ qua.
Kỹ năng sắp xếp công việc là điều mà bất cứ ai cũng cần để bản thân có thể trở lên lợi lại hơn. Việc nắm bắt công việc và làm việc hiệu quả thể hiện được năng lực cá nhân cũng như góp phần vào việc tiết kiệm thời gian cho bạn. Điều này sẽ giúp bạn có nhiều thời gian hơn để nghỉ ngơi cũng như học hỏi thêm các kiến thức mới.
Trong xã hội hiện tại, nơi mà năng lực cá nhân được coi trọng hơn bao giờ hết thì cách sắp xếp công việc khoa học còn giúp cho bạn phát triển hơn trong công việc và mối quan hệ bên ngoài. Từ đó, nó mở ra những cơ hội trong tương lai mà bạn chưa bao giờ nghĩ tới. Đừng quên theo dõi WorkSmart để nhận thêm những thông tin hữu ích trong học tập và làm việc bạn nhé!
Sưu tầm & Tổng hợp