Kỹ năng giao tiếp đóng vai trò rất lớn trong việc quyết định sự thành công của mỗi con người. Đây là kỹ năng mềm cần được chú trọng hàng đầu hiện nay vì việc có một kỹ năng giao tiếp tốt sẽ giúp cho người nói có được thiện cảm của người nghe và đồng thời mở ra nhiều cơ hội cho người có kỹ năng giao tiếp một cách khéo léo. Cụ thể định nghĩa của kỹ năng giao tiếp là khả năng truyền đạt thông điệp, lắng nghe tích cực, trao đi và nhận lại phản hồi giữa chủ thể giao tiếp (người nói) và đối tượng giao tiếp (người nghe) nhằm đạt được một mục đích giao tiếp nhất định.
Việc giỏi kỹ năng giao tiếp sẽ giúp cho bạn dễ dàng thúc đẩy hiệu suất công việc, tăng cơ hội thăng tiến trong công việc và xây dựng được nhiều mối quan hệ tốt đẹp. Có nhiều loại hình kỹ năng giao tiếp bạn cần lĩnh hội và thực hành để trở thành một người giao tiếp thành thạo. Các kĩ năng này có thể được sử dụng kết hợp trong các hoàn cảnh giao tiếp khác nhau. Tuy nhiên chỉ với 5 bí quyết sau đây sẽ giúp bạn cải thiện ít nhiều khả năng giao tiếp của mình một cách đáng kể.
1. Lắng nghe tích cực
Lắng nghe là kỹ năng cần thiết trong quá trình giao tiếp với người đối diện, đặc biệt đối với đồng nghiệp. Kỹ năng lắng nghe giúp tập trung lắng nghe những câu chuyện đời thường, chia sẻ những khó khăn trong công việc cũng như trong cuộc sống bằng cách phân tích, đóng góp ý tưởng và hỏi thêm thông tin,...sẽ giúp kéo gần khoảng cách và tăng sự thân mật giữa đồng nghiệp, tạo cảm hứng làm việc.
Cũng nên lưu ý rằng để đạt hiệu quả giao tiếp tối ưu, bạn nên gạt bỏ sự tồn tại của điện thoại hay mạng xã hội - các nhân tố làm bạn xao lãng, khiến cuộc trò chuyện trở nên nhàm chán và người nghe cảm thấy không được tôn trọng.
2. Điều chỉnh phong cách nói chuyện với từng người nghe
Tùy thuộc vào các đối tượng giao tiếp, bạn thiết lập phong cách và hình thức giao tiếp cho phù hợp. Ví dụ, khi giao tiếp với sếp, các hình thức giao tiếp trang trọng như gửi email hoặc gọi điện thoại sẽ được ưu tiên. Khi làm việc teamwork, video conference sẽ là kênh giao tiếp hiệu quả hơn một email dày đặc thông tin.
3. Sự thân thiện
Sự thân thiện góp phần làm nên hiệu quả giao tiếp (niềm tin và sự thấu hiểu) được đảm bảo trên 2 yếu tố: sự chân thành và đồng cảm
Trong công việc, bạn có thể bắt đầu cuộc trò chuyện với đồng nghiệp sếp bằng những câu hỏi đời thường về tình trạng sức khỏe hay khen ngợi và chúc mừng trước thành quả của đồng nghiệp, giúp nuôi dưỡng niềm tin với sếp và với đồng nghiệp, thúc đẩy hiệu quả công việc.
Đồng thời sự đồng cảm cũng đóng vai trò quan trọng vì cảm xúc là sản phẩm của quá trình truyền tải thông điệp. Bày tỏ sự đồng cảm đúng lúc với đối tượng giao tiếp (người nghe) góp phần duy trì cuộc trò chuyện, giúp chủ thể giao tiếp đạt được mục đích giao tiếp.
4. Sự tôn trọng
Sự tôn trọng là một yếu tố quan trọng đặc biệt, được thể hiện trong việc không làm gián đoạn bài phát biểu như tắt điện thoại và chế độ thông báo của các mạng xã hội. Về phía chủ thể giao tiếp, có thể sử dụng các phương tiện hỗ trợ để đảm bảo mọi thành viên đều có thể nghe được bài phát biểu. Bên cạnh đó, việc ăn mặc phù hợp sẽ tạo cảm hứng tập trung cho người nghe, từ đó tăng hiệu quả giao tiếp.
5. Sự tự tin
Tự tin là yếu tố then chốt cho việc thể hiện một ý tưởng như phát biểu, đóng góp ý kiến tại cuộc họp. Sự tự tin được thể hiện qua tương tác bằng mắt, ngồi thẳng và mở rộng vai khi trao đổi thông tin với người đối diện. Đồng thời sự tự tin sẽ giúp bạn trao đổi một cách mạch lạc, thoải mái dẫn đến câu chuyện được trình bày trong không khí thân thiện và vui vẻ.
Hy vọng với 5 bí quyết trên đã giúp bạn cải thiện được kỹ năng giao tiếp một cách tốt nhất. Vì các ý tưởng, cảm nhận và các yếu tố xung quanh đều gây ảnh hưởng đến cách thức và hiệu quả giao tiếp. Bởi vậy, kỹ năng giao tiếp có liên quan đến khả năng nghe -nói, quan sát và cảm thông của cả người nghe và nói. Thành công trong nghệ thuật giao tiếp là một điều không khó chỉ cần bạn luyện tập và trau dồi hằng ngày. Chúc bạn thành công!