Hàng ngày, bạn có thể nhận được rất nhiều câu hỏi. Một số câu hỏi có kết thúc mở yêu cầu giải thích tỉ mỉ trong khi các câu hỏi đóng chỉ cần trả lời có hoặc không. Kỹ năng trả lời câu hỏi giúp nâng cao niềm tin của người nghe vào khả năng, sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn. Là một người chuyên nghiệp, bạn cần nắm vững các kỹ năng trả lời bất cứ câu hỏi nào một cách hiệu quả.
1. Lắng nghe toàn bộ câu hỏi
Nhiều người sẽ đặt những câu hỏi ngoài lề trước khi đi vào vấn đề chính, do đó bạn cần trì hoãn việc hình thành câu trả lời ngay khi ai đó bắt đầu câu hỏi của họ. Thay vào đó, hãy lắng nghe cho đến khi kết thúc để nâng cao khả năng trả lời chính xác đồng thời thể hiện sự tự tin và quan tâm dành cho người hỏi và thắc mắc của họ. Hãy nhìn vào người đặt câu hỏi, giao tiếp bằng mắt để cho thấy bạn đang lắng nghe và cố gắng hiểu những gì họ đang nói.
2. Tập trung vào các từ khóa
Trong khi nghe câu hỏi, hãy tập trung vào các từ khóa quan trọng. Giả sử bạn đang đối mặt với ý kiến: Chưa có đủ bằng chứng cho thấy những lợi ích mà bạn vừa đề cập. Từ khóa ở đây là “bằng chứng”. Nếu không lắng nghe cẩn thận, bạn có thể dễ dàng đi lạc hướng và bắt đầu lặp lại những “lợi ích”.
Tập trung vào từ khóa sẽ nhắc bạn nói về các nghiên cứu, lời chứng thực và bất kỳ bằng chứng nào khác hỗ trợ quan điểm của bạn. Nó cho người nghe thấy rằng bạn đã hiểu được mối quan tâm của họ và đang giải quyết vấn đề đó một cách trực tiếp mà không cần vòng vo, lảng tránh.
“Chúng ta hỏi và trả lời câu hỏi để thể hiện sự lịch sự và xây dựng cũng như duy trì các mối quan hệ.”
3. Chỉ trả lời những gì được hỏi và dừng lại
Chỉ nên đưa ra câu trả lời tập trung vào nhu cầu của người nghe, bởi quá nhiều thông tin sẽ gây nhầm lẫn và nhàm chán. Nếu người nghe muốn biết nhiều hơn, họ sẽ hỏi thêm. Câu hỏi đào sâu của họ sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn và phản hồi lại những gì quan trọng đối với họ.
4. Đừng lặp lại câu hỏi với sự tiêu cực hoặc chỉ trích
Có thể bạn đã biết cần lặp lại câu hỏi khi bạn có nhiều người nghe để đảm bảo rằng mọi người đều nghe thấy hoặc diễn đạt lại nếu câu hỏi dài và lan man. Tuy nhiên, kỹ năng trả lời câu hỏi ở đây là không lặp lại từng từ một hoặc với sự tiêu cực. Ví dụ, thay vì nói “Bạn thắc mắc về sự xáo trộn mà chúng tôi đã gây ra với chương trình phần mềm mới?” hãy nói “Bạn muốn hỏi về các vấn đề xảy ra với hệ thống phần mềm của chúng tôi?”.
Khi trả lời câu hỏi, bạn cũng không nên thể hiện thái độ chỉ trích. Đừng bao giờ trả lời câu hỏi với một nhận xét trịch thượng như “Bạn không biết điều đó ư?”
5. Đặt câu hỏi ngược
Đôi khi, bạn sẽ nhận được các câu hỏi mà bạn khó có thể tiết lộ câu trả lời. Trong trường hợp này, sẽ rất hữu ích nếu bạn hiểu được quan điểm và động cơ của người hỏi trước khi bắt đầu cuộc trao đổi có khả năng dẫn đến bất hòa với các câu hỏi như “Tại sao điều đó lại quan trọng với bạn như vậy?”, “Vì sao bạn cảm thấy như thế?” hay “Tại sao bạn muốn biết câu trả lời này?”.
6. Đồng cảm với người hỏi
Người hỏi đương nhiên sẽ được an ủi khi bạn thể hiện sự đồng cảm với họ, đặc biệt nếu họ cảm thấy thất vọng với các vấn đề đang phải đối mặt. Đồng cảm sẽ giúp bạn biến trải nghiệm của họ trở nên tích cực hơn và đó cũng là kỹ năng trả lời câu hỏi quan trọng.
Hãy cho họ biết rằng cảm xúc của họ là có cơ sở và bạn muốn giải quyết vấn đề đang gây ra cảm giác khó chịu cho họ như “Tôi có thể thấy rằng bạn đang buồn và tôi hiểu điều đó” hoặc “Tôi cũng cảm thấy thất vọng trước tình huống này”.
7. Dành nhiều thời gian hơn nếu cần
Nếu bạn không có câu trả lời chính xác cho một câu hỏi hóc búa ngay lập tức, hãy cân nhắc việc không trả lời tại thời điểm đó hoặc chỉ trả lời một phần câu hỏi. Bạn cần dành thời gian để thu thập các dữ kiện liên quan và đưa ra câu trả lời chính xác, thấu đáo hơn là đưa ra một câu trả lời ngay tức thì nhưng không chính xác.
Bạn có thể trả lời bằng cách “Tôi cần tìm hiểu kỹ hơn trước khi trả lời điều đó” hoặc “Tôi không muốn cung cấp cho bạn thông tin sai, vì vậy hãy để tôi nói chuyện với [tên đồng nghiệp/bộ phận] trước”.
8. Dừng lại khi thích hợp
Nếu bạn cảm thấy như ai đó đang cố tình làm bạn khó chịu với các câu hỏi không phù hợp, tốt nhất bạn nên rút lui khỏi cuộc trò chuyện một cách lịch sự như “Vấn đề đó quá phức tạp để thảo luận vào lúc này”.
Kỹ năng trả lời câu hỏi rất quan trọng để thiết lập uy tín của bạn. Cân nhắc kỹ lưỡng về 8 yếu tố trên đây sẽ giúp bạn xây dựng bản thân như một người có thẩm quyền trong vai trò của mình và để tài năng của bạn tỏa sáng. Đừng quên theo dõi Work Smart để nhận được nhiều thông tin bổ ích hơn bạn nhé!
Sưu tầm & tổng hợp